1. Prosedur penyusunan dan pemutakhiran DIP

Daftar Informasi Publik (DIP) disusun oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan menghimpun dan menginventarisasi informasi dari seluruh unit kerja. Informasi kemudian diklasifikasikan berdasarkan jenisnya, yaitu informasi yang wajib diumumkan secara berkala, serta-merta, setiap saat, atau informasi yang dikecualikan. Selanjutnya dilakukan verifikasi dan validasi atas substansi, status keterbukaan, sumber, serta bentuk dokumentasinya. DIP yang telah disusun ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan menjadi acuan dalam pelayanan informasi publik.

Pemutakhiran dilakukan apabila terdapat informasi baru, perubahan status informasi, perubahan regulasi, atau perubahan data/dokumen. Setiap perubahan harus diverifikasi oleh PPID dan dicatat dalam DIP sebelum dipublikasikan.

2. Jadwal pemutakhiran tahunan dan tim penyusun

Pemutakhiran DIP dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun, serta dapat dilakukan sewaktu-waktu apabila terdapat perubahan informasi yang perlu segera diperbarui.

Tim penyusun/pemutakhiran umumnya terdiri atas:

PPID sebagai koordinator;

PPID Pelaksana/unit kerja sebagai pengumpul dan pengelola informasi;

bagian hukum atau pejabat yang menangani aspek regulasi, untuk memastikan kesesuaian dengan ketentuan;

unit pengelola data/dokumentasi dan teknologi informasi, untuk mendukung pengelolaan serta publikasi informasi;

pimpinan/pejabat berwenang yang menetapkan DIP.

3. Mekanisme publikasi DIP kepada masyarakat

DIP yang telah ditetapkan dipublikasikan melalui sarana informasi publik yang mudah diakses masyarakat, antara lain:

Website resmi badan publik/PPID, pada menu atau kanal khusus informasi publik;

Portal PPID atau sistem informasi layanan informasi publik;

Papan pengumuman atau media informasi di kantor badan publik apabila diperlukan;

Media sosial resmi sebagai sarana penyebarluasan dan pengarah menuju informasi lengkap;

Layanan PPID secara langsung, apabila masyarakat membutuhkan akses atau salinan informasi.

Publikasi harus dilakukan secara mudah diakses, akurat, mutakhir, dan sesuai dengan ketentuan keterbukaan informasi, dengan tetap memperhatikan informasi yang dikecualikan dan perlindungan data pribadi.